Leeszaalreglement stadsarchief
Tongeren
Leeszaalreglement
§.1. Algemene bepalingen
Art. 1. De
stedelijke archiefdienst der stad Tongeren bevindt zich bij het
Administratief Centrum “Praetorium”, Maastrichterstraat 10, B-3700 Tongeren.
Art. 2. De archiefdienst of
archiefbewaarplaats is een dienst belast met het beheer van
archiefbescheiden. De taak van de archiefdienst is het bewaren, ordenen,
beschrijven en ter beschikking stellen van deze bescheiden.
Art. 3. Een
archiefstuk of archiefbescheid is een document, welke vorm of drager het ook
moge hebben en ongeacht de datum, opgemaakt door een persoon of instantie
uit hoofde van zijn of haar activiteiten.
Art. 4. Een
archiefvormer is een persoon, een groep van personen of een instantie die
archiefvorming als één van zijn of haar activiteiten heeft.
Art. 5. In het
archief maken we enerzijds onderscheid tussen het primair of lopend archief
(dynamisch en semi-dynamisch) en het secundair of historisch archief
(semi-statisch en statisch).
Art. 6.
Dynamisch primair archief (lopend archief) zijn die stukken die nog steeds
worden aangevuld en gebruikt bij het afhandelen van administratieve taken.
Dit archief wordt zonder selectie bewaard bij de verantwoordelijke
archiefvormer.
Art. 7.
Semi-dynamisch primair archief (lopend archief) zijn stukken die niet meer
worden aangevuld en die geen rol meer spelen in het afhandelen van
administratieve taken. De archiefvormer draagt de administratieve
verantwoordelijkheid voor deze stukken. Dit archief wordt zonder selectie
bewaard bij de verantwoordelijke archiefvormer of eventueel bij de
stadsarchiefdienst (in welk geval de stadsarchivaris verantwoordelijk is
voor deze stukken).
Art. 8.
Semi-statisch secundair archief (historisch archief) zijn stukken waarvoor
de archiefvormer geen enkele verantwoordelijkheid meer draagt. In dit
archief mag geselecteerd worden (zoals bepaald in het ‘reglement lopend en
historisch archief stadsdiensten Tongeren’). Dit archief wordt bewaard bij
de stadsarchiefdienst.
Art. 9.
Statisch secundair archief (historisch archief) zijn stukken die een
blijvende waarde hebben. Deze stukken worden bewaard bij de archiefdienst en
zijn reeds geschoond en geselecteerd geworden (zoals bepaald in het
‘reglement lopend en historisch archief stadsdiensten Tongeren’).
§.2. Openbaarheid en
raadpleging
Art. 10.
Bescheiden van de gemeentelijke overheid en van overheden die zij bij de
gemeentelijke archiefdienst in bewaring gaven, zijn openbaar of kunnen door
personen die daartoe gerechtigd zijn, worden ingezien in de mate dat de
informatie wettelijk of volgens gemeentelijk reglement onder de passieve of
actieve openbaarheid valt. Alle andere bescheiden van bestuurlijke aard
worden in principe openbaar wanneer zij ouder zijn dan dertig jaar.
Art. 11. Als
uitzondering op art. 10 wordt de niet-openbaarheid voor derden verlengd tot
een termijn van honderd jaar voor dossiers die de persoonlijke levenssfeer
raken en tot vijftig jaar voor bescheiden die informatie bevatten inzake de
belangen vermeld in art. 6 in de wet van 11 april 1994 betreffende de
openbaarheid van bestuur.
Art. 12. Voor
bescheiden jonger dan de gestelde termijnen onder de artikels 10 en 11 kan
het college van Burgemeester en Schepenen, desgevallend samen met andere
bevoegde instanties, uitzonderingen toestaan, mits de raadpleger een belang
doet blijken in de zin van de wet betreffende de openbaarheid van bestuur
en/of verklaart de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten
opzichte van de verwerking van persoonsgegevens te respecteren. De aanvraag
gebeurt via het stadsarchief.
Art. 13.
Particuliere bescheiden worden in lezing gegeven volgens de beschikkingen
van de overeenkomst van bewaargeving of van schenking. Ontbreekt een
overeenkomst, dan wordt het archiefbestand openbaar wanneer de bescheiden
dertig jaar oud zijn. Zowel met als zonder overeenkomst zijn artikels 11 en
12 van kracht.
Art. 14. De
archivaris kan niet-raadpleegbaarheid inroepen omwille van het risico van
beschadiging bij slechte materiële toestand van bescheiden en bij gebrek aan
inzicht in de inhoud van een archief (in het bijzonder wanneer de
persoonlijke levenssfeer van derden in het gedrang zou kunnen komen).
Art. 15.
Fotokopieën en afschriften van stukken worden in het kader van de
openbaarheid van bestuur bezorgd door en onder verantwoordelijkheid van de
beheerder/archivaris. In principe impliceert raadpleegbaarheid ook de
toelating tot het nemen van fotokopieën of het bezorgen van afschriften.
Uitzonderingen dienaangaande worden opgelegd door het college van
Burgemeester en Schepenen.
Art. 16. Bij
iedere reproductie die onmiddellijke of later zichtbare schade kan
veroorzaken, is de archivaris bevoegd die vorm van reproductie te verbieden.
Fotokopieëren van oudere stukken wordt slechts uitzonderlijk toegestaan,
maar nooit voor ingebonden stukken of andere banden, noch voor stukken op
perkament. Fotokopieën van andere losse stukken kunnen worden gemaakt, mits
de omvang of de materiële toestand dit toelaat.
Art. 17. Aan
particulieren wordt in geen geval archief in bruikleen gegeven. Voor
tentoonstellingen, microverfilming en restauratie kunnen bescheiden
uitgeleend worden. Alle aanvragen moeten worden voorgelegd aan het college,
dat beslist na advies van de archivaris. De uitgeleende stukken zullen
worden verzekerd van nagel tot nagel en worden tentoongesteld in goede
materiële omstandigheden, zoals beschreven in de voorwaarden voor bruikleen.
§.3. Dienstverlening,
verplichtingen en rechten van de bezoeker
Art.18. De
leeszaal is vrij toegankelijk voor het publiek op de dagen en uren bepaald
door het college van Burgemeester en Schepenen. Het archief is gesloten op
officiële feestdagen. Personen jonger dan veertien jaar dienen vergezeld te
worden door een volwassene.
Art.19. Elke
lezer legitimeert zich met een officieel document. Zijn of haar naam en
adres en het doel van zijn of haar onderzoek worden ingeschreven in het
lezersbestand. Bij de inschrijving verklaart hij of zij in te stemmen met de
opname in dat bestand en van het leeszaalreglement te hebben kennis genomen.
Art.20. De
lezer tekent bij elk bezoek het leeszaalregister, waarin de medegedeelde
stukken ingeschreven worden. De lezer bekrachtigd deze gegevens met zijn of
haar handtekening.
Art.21. De
bescheiden worden aangevraagd op de daartoe bestemde formulieren. De
archivaris kan het aantal in lezing te geven bescheiden beperken. De
bescheiden worden in de leeszaal geraadpleegd. Een archieftoegang helpt de
bezoeker bij zijn onderzoek.
Art.22. De
bescheiden mogen gefotokopieerd worden (uitzondering zijn de stukken vermeld
in art. 16), gefotografeerd of gefilmd worden mits toestemming van de
archivaris. Het fotokopiëren gebeurt door de archivaris of één van de
medewerkers. De tarieven worden in de leeszaal bekendgemaakt. Afschriften
kunnen bekomen worden mits betaling van de zegelrechten en een retributie.
Art.23. Werken
uit de bibliotheek mogen uitsluitend gefotokopieerd worden mits
wetenschappelijke doeleinden. Bij reproductie dient de bezoeker zelf voor de
toelating van de auteur te zorgen en draagt hiervoor de
verantwoordelijkheid.
Art.24.
Stukken van groot formaat, grote hoeveelheden en kleurenscans kunnen op
bestelling gevraagd worden (tenzij ze vallen onder art. 16).
Art.25. Bij
het fotokopiëren van archiefstukken voor commercieel gebruik wordt een
bijkomend publicatierecht gevraagd.
Art.26. Wie
een publicatie laat verschijnen waarvoor gebruik gemaakt is van om het even
welke informatie die berust in het stadsarchief dient dit archief als
vindplaats van de bronnen te vermelden. De onderzoeker wordt verzocht een
exemplaar van deze publicatie aan de archiefdienst te schenken.
Art.27. De
lezers hebben vrije toegang tot de archieftoegangen en publicaties in de
leeszaal. Alle andere publicaties worden aangevraagd bij middel van de
daartoe beschikbare formulieren. De archiefbibliotheek is geen
uitleenbibliotheek (uitzondering hierop is de regeling met het Tongerse
Oudheidkundig Genootschap).
Art. 28. De
archiefstukken moeten met zorg behandeld worden. Het is niet toegestaan de
ordening van de bescheiden in de mappen te wijzigen of er aantekeningen op
aan te brengen. Bij vernieling van stukken is de bezoeker aansprakelijk. De
bezoeker die schade toebrengt aan de archieven of de collecties wordt
verplicht deze te vergoeden, hetzij door betaling van de restauratiekosten,
hetzij door vervanging. Het bedrag van de schadevergoeding wordt bepaald
door de archivaris.
Art.29.
Kwetsbare of kostbare documenten mogen niet met blote handen aangeraakt
worden. Katoenen handschoenen vermijden dat het zuur in het zweet van de
handen in aanraking komt met het document. De bezoeker krijgt daartoe een
paar handschoenen.
Art.30. Er
wordt een strikt verbod opgelegd aan de bezoeker op het gebruik van
balpennen, vulpennen, stiften, … Potloden worden daartoe ter beschikking
gesteld.
Art. 31. De
bezoeker wordt verplicht de vestiaire te gebruiken voor het opbergen van
tassen en of jassen. Het binnenbrengen van tassen en of jassen in de
leeszaal is verboden. Bij beschadiging of verlies is het stadsarchief of het
personeel niet aansprakelijk.
Art. 32. In de
leeszaal mag niet gerookt, gegeten of gedronken worden.
Art. 33. De
toegang tot de magazijnen en de bibliotheken is aan de bezoekers verboden.
Uitzondering wordt gemaakt voor een beperkt aantal stadsdiensten die
frequent gebruik dienen te maken van de archieven. De stadsarchivaris
instrueert deze personen betreffende het hanteren van de documenten.
Art. 34. Bij
verlaten van het archief of bij teruggave van de archiefstukken wordt
nagekeken of deze zich nog in hun staat voor uitgave aan de bezoeker
bevinden. Indien niet zo is de bezoeker aansprakelijk.
Art. 35. Bij
poging van diefstal of opzettelijke vernieling van de stukken wordt de
bezoeker voorgoed de toegang tot het archief ontzegd.
§.4. Deontologische code en
bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Art. 36.
Bezoekers die inzage krijgen in informatie en hierbij ontdekken dat bepaalde
gegevens niet in de openbaarheid horen te vallen, dienen de archivaris te
verwittigen.
Art. 37.
Iedere bezoeker maakt voor zich uit of en hoe bepaalde gevoelige gegevens in
de resultaten van zijn onderzoek zullen figureren.
Art. 38.
Stukken betreffende de persoonlijke levenssfeer kennen een termijn van
openbaarheid van honderd jaar na creatie. Deze stukken worden niet ingezien
met uitzondering vermeld in art. 12.
Art. 39.
Iedere bezoeker verklaart met zijn onderzoek de veiligheid van de Staat, de
openbare orde en de goede naam van personen niet te zullen schaden.
§.5. Mogelijkheid tot beroep
Art. 40. De
bezoeker kan tegen beslissingen van de archivaris of de archiefdienst beroep
aantekenen bij het college van Burgemeester en Schepenen.
§.6. Ontzegging van toegang tot het archief
Art. 41. De
archivaris kan de toegang tot de leeszaal ontzeggen aan wie dit reglement
overtreedt.
Art. 42. Alle zaken die niet
voorzien worden in bovenstaand reglement worden beslist door de archivaris.
|